Factura electrónica en España ¡Lo que debes saber al emprender tu negocio digital!
La factura electrónica es una herramienta contable que debes utilizar, ya sea como freelance, autónomo, dueño de pyme o de una gran empresa para llevar la contabilidad del negocio de una forma sana y evitar su posible decadencia. Nuestro artículo de hoy se lo dedicaremos a la factura electrónica en España una herramienta digital que debe conocer todo emprendedor de negocios digitales cuando comienza sus proyectos en este país.
¿Qué es una factura electrónica?
Las facturas son justificantes de la entrega de un servicio o un producto que tiene tanto efecto legal en papel como por medios digitales. Estas facturas deben estar condicionadas a las necesidades del destinario, quien se ve en la obligación de respetar las leyes de su país. Cada país cuenta con sus propias normativas por el que se regula la expedición de facturas electrónicas. En el caso de España éstas se regulan por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
Esta regulación de facturas electrónicas supone un avance y una apertura a los emprendedores digitales, quienes pueden servirse de medios electrónicos, mucho más económicos, para emitir sus facturaciones. En los países que no existen estas normativas o no está muy clara la ley al respecto, los emprendedores se ven muy limitados para hacer intercambios comerciales internacionales por medios digitales, dudando en todo momento si sus actos de facturación son legales o no.
¿Cómo establece la ley española que debe ser una factura electrónica?
Para que una factura electrónica sea legal en España debe garantizar 3 cosas, que ésta sea legible, auténtica e integra. Veamos cómo se puede cumplir con todo esto:
- Para que una factura electrónica sea legible basta que se entienda quién la emite, quién la recibe, en qué fecha y el monto de facturación. Los softwares de facturación ayudan al emprendedor a cumplir con este primer requisito.
- La autenticidad de la factura se logra al comprobar la autenticidad del origen garantizando la identidad de la persona que la expide.
- La integridad de una factura electrónica se refiere a la comprobación que los datos de la misma no han sido modificados.
En España, tanto la autenticidad como la integridad se pueden garantizar mediante un certificado reconocido de firma electrónica avanzada. Otra forma es a través del Intercambio Electrónico de Datos (EDI). Y por cualquier otro medio que haya sido validado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Tipos de facturas electrónicas
Una duda muy frecuente que aparece en los emprendedores digitales es cómo generar esa factura digital ¿la hacemos nosotros mismos?, ¿nos apoyamos en facturas digitales que ofrecen los servicios financieros electrónicos?, ¿nos servimos de un software?. Esto dependerá del tipo de factura electrónica que se tenga pensado emitir, existen 2 tipos, las estructuradas y las no estructuradas.
- La factura electrónica estructurada es aquella que permite ser generada y transmitida automáticamente por sistemas informáticos de facturación. Estos pueden generar tickets y una numeración correlativa, se envían directamente desde la plataforma del programa, genera alertas si están vencidas, envían recordatorios de pago a clientes, se conectan con los bancos para generar conciliación bancaria y se pueden tener acceso a ellas desde cualquier dispositivo. Este tipo de factura es la más recomendada para autónomos estables, Pymes y grandes empresas. Por ejemplo, Holded.com es un software de facturación de este tipo utilizado por más de 20.000 empresas, que además, funciona como un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales).
- La factura electrónica no estructurada es aquella que requiere ser realizada por el emisor de forma manual, es decir, no es generada automáticamente. Entre estas están aquellas que sor realizadas en programas como Excel, ficheros PDF o las que son generadas en papel y luego escaneadas. Son económicas y casi siempre utilizadas por freelance, autónomos y Pymes en sus primeros pasos.
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