Una factura proforma es un documento útil tanto para las empresas como los autónomos que desean comenzar relaciones comerciales, ya que mejora la confianza entre comprador-vendedor. Suele ser muy demandada para comenzar relaciones comerciales internacionales, así que si estás pensando en expandir tu negocio vendiendo en el exterior debes comenzar a pensar en incorporar sistemas contables que te ayuden a generarlas. Si por ahora no deseas utilizar un software, puede que con una factura sencilla, pero completa, preparada en Excel sea suficiente como la que te mostraremos en este artículo.
Conozcamos un poco más acerca del tema y comencemos por la definición de una factura proforma.
¿Qué es una factura proforma?
Se trata de un tipo de factura provisional que se elabora con una intensión informativa sin ningún valor contable, ya que no se trata de un justificativo de pago. Los detalles de una factura proforma son idénticos a los de una factura definitiva, pues la intención es que se confirmen los datos y se conozca el precio definitivo a pagar por el producto o servicio.
En algunos casos puede llegar a confundirse una factura proforma con un presupuesto. Ambas tienen en similitud que ofrecen la información sobre el precio de lo que se compra. Pero la diferencia fundamental está en el carácter legal que tiene la factura proforma al ser un documento acreditativo para el desarrollo de alguna actividad.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Es un documento muy útil en los siguientes casos:
1. Para crear proyectos empresariales
Cuando se está creando un proyecto empresarial, generalmente, se solicita una factura proforma para investigar el costo de adquisición del producto o servicio y/o el pago que ese tipo de mercancía genera en aduana, en caso de importarse o exportarse. Esto es muy útil cuando se está en la fase de proyecto de algún tipo de emprendimiento.
2. Para la tranquilidad comercial
Aquellas empresas que comienzan tratos comerciales puede que su primer documento de confianza sea emitir una factura proforma. De esta manera, se evitan sorpresas durante la transacción comercial. Con una factura proforma se sabe exactamente lo que se va a pagar. Incluso pueden hacerse envíos de muestra comerciales acompañados de una proforma.
3. Para obtener licencias de importación/exportación
En el caso de que se esté gestionando abrirse hacia un nuevo mercado o comenzar a traer un nuevo producto para el país de origen es muy útil contar con una factura proforma. De esta manera, se adelanta el papeleo legal de importación/exportación que hay que hacer en aduana disminuyendo el tiempo de tránsito que esta tendrá.
4. Para solicitar subvenciones o financiamientos
Cuando se solicita un crédito para la compra de materia prima es necesario tener, por parte del ente crediticio, una idea real de lo que se comprará para asegurarse de que cumpla con la finalidad crediticia para la que se está otorgando dicho crédito. En estos casos se generan facturas proformas.
Modelo de factura proforma
Es aconsejable que se utilice un modelo de factura proforma similar al modelo de factura comercial que se utiliza, de esta manera se ahorra en tiempo al momento de transferir los datos. También se debe elegir un modelo que cumpla tanto con los requisitos nacionales como internacionales que se exigen. Fíjate en este modelo de factura proforma que cumple con todo lo anterior:
Este modelo de factura proforma puedes obtenerlo en Excel totalmente gratis, por cortesía de Superfacturas, y modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Sigue este link para descargar factura proforma básica.
Recuerda que lo más importante es que la factura proforma que elijas cuente con las características básicas como las que te mencionamos a continuación.
Características básicas de una factura proforma
- Debe contener la palabra “proforma” en el encabezado de la factura.
- La fecha de emisión.
- Debe contar con la identificación del proveedor, esto incluye el logo que es obligatorio en algunos países.
- La identificación del cliente.
- Esta debe tener la descripción del producto y/o servicio que se presta con su valor por unidad y por cantidad total.
- El total a pagar por los productos o servicios descritos.
- Divisa que se utilizará en el intercambio comercial.
- Gastos adicionales que puedan generarse por la compra como transporte, envío, etc.
Ya seas autónomo o una pequeña empresa, no olvides siempre consultar con un experto contable o legal para comenzar los movimientos financieros de tus proyectos digitales.
