La gestión de un condominio ya sea por parte de la organización de los propios vecinos o por el contrato de una administradora de condominio externa es una solución que ha ganado terreno gracias a la buena apariencia del sector y el buen vivir que ofrecen los gestores. El resultado es áreas más verdes; jardines más hermosos; caminerías iluminadas; más seguridad para la familia, la vivienda y los autos y hasta ahorro en el pago de servicios y mantenimiento del inmueble. Todo esto se traduce en un patrimonio familiar con crecimiento en su valor. Claro que obtener estos resultados no es sencillo sin una buena gestión de condominio.
La gestión básica de una administradora de condominio se preocupará por actividades como el mantenimiento de aseo, limpieza y vigilancia, pero existen unas tareas que son las que realmente hacen la diferencia entre una buena gestión y una excelente gestión de condominio. En este artículo hemos resumido 6 estrategias básicas para lograr una excelente gestión de condominio.
1. Realizar una inspección técnica del edificio de forma periódica
El óptimo mantenimiento de los inmuebles, así como la prevención de daños físicos y materiales de los edificios son medidas necesarias para la conservación del patrimonio familiar. En algunos países como España la inspección técnica del edificio (ITE) es obligatoria, sin embargo, en otros países no lo es. En cualquiera de los dos casos la responsabilidad recae en la gestión de condominio. Con una ITE se prevé rehabilitaciones más costosas, riesgos físicos, gastos planificados y hasta es posible acceder a subvenciones.
2. Incorporación de la tecnología en la gestión de condominio
Desde la gerencia de condominio se puede incentivar al uso de la tecnología para mejorar la comunicación interna de la comunidad. La creación de un sitio web comunitario permite la publicación de normativas, fechas de pagos, servicios comunitarios, cambios de reglamentos correspondiente a los condominios, entre muchas otras facilidades. De igual forma, los vecinos de un mismo edificio pueden crear grupos de WhatsApp para mantenerse al día con informaciones cotidianas propias de la vecindad.
3. Una cobranza activa
El manejo de calidad de una administración de edificio depende del sistema de cobranza que se establezca. No se debe buscar cobrar poco pensando que de esta forma la gente pagará, ya que, si al cobrar poco se sacan partidas contables como el mantenimiento del edificio, el pago por inspección técnica y otros gastos importantes, el patrimonio comienza a decaer. Se debe cobrar lo justo buscando siempre rebajas que no pongan en riesgo el valor del inmueble. Una vez establecido el costo del condominio, es necesario establecer un sistema de cobranza eficaz. En los conjuntos residenciales con históricos altos de morosidad, se debe establecer una comisión alrededor del 30% por cobro de cuotas.
4. Incentivo por pagos adelantados
No es posible una buena administración de condominio sin pagos puntuales, pero también es cierto que los pagos puntuales dependen de una buena administración de condominio. Los incentivos son excelentes estrategias que estimulan un pago puntual, por ejemplo, es importante que quede clara la fecha y el monto de pago, para luego ofrecer rebajas por pronto pago. También es conveniente establecer diferentes formas de pago para facilitar este proceso a los copropietarios e inquilinos.
5. Acuerdos en el uso de las áreas comunes
Otra medida necesaria para una buena administración de condominio es tener clara la normativa de las áreas comunes. Para esto, se debe hacer una reunión de junta de condominio y reunir los acuerdos más pertinentes para el uso y disfrute de áreas comunes. Posteriormente, la administradora de condominio debe velar por que esos acuerdos sean visibles y se cumplan. Esto es importante si existe salones de fiesta, gimnasio, piscina, estacionamiento de visitas y otros espacios grandes de uso común.
6. Reuniones para presentación de informes
Las cuentas claras siempre conservan amistades, por eso se debe prever una reunión mensual, bimensual o trimestral (según lo establezca la junta de condominio), para rendir cuentas del trabajo que se ha realizado, los gastos en los que se incurrido y el informe de morosidad. Esto permite la transparencia de la gestión y, además, se pueden aprovechar esas reuniones para buscar soluciones a problemas que afecten a toda la comunidad.
