La relación directa con un cliente potencial comienza con el envío de un presupuesto, de éste documento depende que volvamos a recibir un correo de ese cliente potencial o que definitivamente no volvamos a saber más de él. Un presupuesto puede ser tan sencillo como la entrega de un papel con los costes del producto que desea comprar o tan complejo como la elaboración de una propuesta con presupuesto incluido en caso de proyectos y servicios. En este artículo abordaremos estas dos formas de cómo hacer presupuestos para empresas o clientes.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es la exposición de un cálculo planificado que generará la realización de una transacción de compra-venta. Se trata de un plan de acción desde una perspectiva financiera. La palabra “presupuesto” se utiliza para dos sentidos distintos. El primero, se refiere a una planificación anual que hacen las empresas para establecer prioridades y evaluar los objetivos a seguir, para este caso suelen hacerse presupuestos de compra o presupuestos de gastos. La segunda, se refiere a un informe comercial detallado de los costos de un servicio o producto que de aceptarse debe cumplirse a cabalidad.
Este artículo se ha hecho con la intención de abordar el tema desde la segunda perspectiva, visto como un informe comercial.
Cómo hacer un presupuesto para un cliente sencillo
Un presupuesto sencillo no se lleva más de una hoja, este se puede hacer con plantillas o con un software para una empresa especializado en la gestión contable o en la gestión integral de un negocio. Lo importante es que ese documento comercial contenga los siguientes elementos:
- Datos completos de la empresa que realiza el presupuesto, incluyendo el logo.
- Datos completos del cliente potencial.
- Fecha en la que se emite y especificar el lapso de duración para las condiciones y precio emitido.
- Especificar el concepto del presupuesto.
- El precio detallado de los productos y/o servicios.
- Desglosamiento de la base imponible de impuestos que se tengan que aplicar (IVA, comisiones y otros impuestos).
- Detalle de la forma de pago y sus condiciones.
Si te pones a ver, un presupuesto para un cliente sencillo es muy parecido a una factura formal, claro que sin el código de facturación. Por eso, una buena idea es especificar que se trata de un presupuesto.
Cómo hacer un presupuesto para un proyecto
Cuando se ofrecen servicios los presupuestos son un poco más complejos. Su complejidad está en el establecimiento del precio, ya que no se vende un producto puntual a X costo, sino un proyecto que ofrece un resultado intangible esperado por parte del cliente potencial, por lo que el documento debe ser un poco más explícito. Si, además, se cuenta con una marca, que de por sí ya ofrece cierta garantía es más importante aún contar con presupuestos ampliados a los que normalmente se conocen como “propuesto del proyecto”. Esta forma de presentar presupuestos es la forma más recomendada para empresas de servicios como marketing, coaching, consultorías, entre otros. Estas propuestas deben contener:
- Presentación de la empresa, para dar a conocer quién o quienes estarán detrás del proyecto.
- Informe de auditoría, ya que es requerida una evaluación previa para conocer las necesidades reales del cliente potencial.
- La propuesta, donde se indique el proceso a seguir y el plan de acción.
- La cronología, donde se detalle el tiempo que se estima para cada tarea y la entrega de los resultados parciales y totales.
- El presupuesto, es decir el precio que tendrá el proyecto, para lo que un buen consejo es entregar varios presupuestos, uno sencillo, uno intermedio y uno completo.
- Y finalmente, las condiciones, bajo las cuales se trabajará y la participación que se espera por parte del cliente.
Si te das cuenta, en ambos tipos de presupuestos, sencillos y de proyectos, se busca entregar números (precios). Pero los proyectos suelen ser muy costosos y el producto muy intangible, por lo que hay que esmerarse en hacer sentir al cliente potencial los beneficios que tendrá por su pago.
