Conoce SharePoint y su eficacia en la gestión documental

Las empresas de hoy en día tienen que cuidar la información, pues es un activo valioso que algunas catalogan como oro nuevo porque es la riqueza de todo negocio. Entonces, es importante tomar las medidas adecuadas para organizar los datos y mantenerlos resguardados del acceso no autorizado.

Esta actividad requiere de la aplicación de medidas y herramientas de ciberseguridad, captación de personas para manejar información confidencial y hacer copias de seguridad de forma regular. Por tal motivo, te recomendamos a Sharepoint, una herramienta de gestión documental muy eficiente en el mercado, ya que centraliza toda la información simplificando y agilizando dicho proceso.

¿Cómo funciona SharePoint?

SharePoint es una herramienta de Microsoft y Aitana es partner de Microsoft, empresa que ayuda a integrar en otras las diferentes soluciones que ofrece Microsoft, entre ellas SharePoint.

Además, SharePoint permite crear nuevas páginas web para enlazar distintos equipos de colaboradores en una organización, al mismo tiempo que garantiza la protección en cada una de sus áreas.

Asimismo, facilita la creación de copias de seguridad o respaldos de cualquier información y las almacena en un servidor. Cuando los archivos dentro de los hardwares de la empresa se pierden, las copias de seguridad se restauran de manera simple para recuperar todos los datos. Así, no se necesita elaborar un documento nuevo que conlleva tiempo y costes adicionales.

Acceder a los datos en el momento preciso y desde cualquier parte es una de las necesidades más importantes que una empresa debe cubrir. Por tal motivo, SharePoint les concede a los negocios la posibilidad de ingresar y organizar información, tales como listas, páginas, documentos, etc.

Tras la implementación de SharePoint en una organización, el tiempo que se requiere para hacer intercambios, gestionar y buscar documentación disminuye considerablemente. Asimismo, permite que los trabajadores ejecuten sus funciones de manera más efectiva, colaboren en el diseño de nuevas páginas web y accedan a un programa de gestión de documentos más eficiente.

Ventajas de usar SharePoint en la gestión documental

Son muchos los beneficios que SharePoint ofrece a la hora de gestionar información confidencial dentro de una organización, entre los más importantes están:

• Centralizar la información: con SharePoint se puede almacenar la información en un solo lugar, lo que facilitará el control y modificación cuando sea necesario. En particular, es posible crear una biblioteca que contenga una serie de documentos relacionados con un departamento en específico y trabajar desde allí.
• Trabajo en equipo optimizado: es posible modificar un documento por varias personas al mismo tiempo, solamente hay que definir cuál será el orden de corrección para que todos los empleados de la organización conozcan el momento en el que deben intervenir. Esta ventaja es esencial, especialmente en casos como la generación del reporte anual de ingresos y gastos.
• Limitación del acceso: con SharePoint es posible modificar quién puede o no acceder a un documento, de este modo la información permanece resguardada de todo el personal de la empresa cuando sea necesario. Además, es posible limitar el acceso a un departamento en específico o a algunos miembros.
• Integrar otras herramientas disponibles: SharePoint se integra perfectamente con los demás programas de Microsoft, tales como Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Interfaz amigable con el usuario: la interfaz de SharePoint es amigable, innovadora, intuitiva y facilita el trabajo a los colaboradores que poseen diferentes habilidades técnicas.
• Personalización: otra ventaja de SharePoint es la capacidad para ofrecer un elevado nivel de personalización a la hora de usarlo. De este modo, los colaboradores se sentirán más cómodos trabajando en una herramienta adaptada a sus necesidades.

¿Cuáles son las características más importantes de SharePoint?

A continuación, te mostramos un resumen de las características que más destacan de SharePoint:

Control de versiones

Esta función es una de las más fundamentales que SharePoint tiene para ofrecer, pues permite controlar los cambios generados en la documentación, indicando todas las versiones disponibles en cada archivo. Además, es posible conocer quién lo hizo, cuál fue el último cambio y restaurar versiones anteriores de ser necesario.

Protección

En el caso de tener que trabajar en un documento exclusivo y que no exista nadie más capaz de modificarlo, con SharePoint se puede autorizar la edición para un usuario en específico sin que los demás puedan hacerlo. Se trata de un método de protección y desprotección que se activa para que un documento sea visible para una persona en específico.

Es crucial saber el momento en que se debe activar esta opción dentro de una biblioteca de archivos. Pues, puede disminuir los principios de colaboración entre las diferentes áreas de una empresa al limitar el acceso, aunque es efectivo en ciertos casos.

Coautoría

Es posible que varias personas editen un documento al mismo tiempo, se trata de un método de modificación en directo donde aparece el nombre de usuario y el cursor del mismo. Tras observar los cambios generados por una determinada persona, el siguiente puede continuar el trabajo, deshacer lo ocurrido, modificarlo, etc. Esta función sirve en programas como Excel, OneNote, Word y PowerPoint.

Búsquedas

Una de las características más importantes de SharePoint es la búsqueda de documentos específicos. Pues, simplifica el tiempo requerido para encontrar la información necesaria. Para sacar provecho de ella, es fundamental aprender a configurarla.

En esta herramienta es posible configurar patrones de búsqueda, de este modo se pueden filtrar datos según su origen para llegar a la información que se necesita.

Alertas

Las empresas que utilizan SharePoint reciben alertas cuando un usuario edita un documento en específico. Así, ante cualquier modificación que se realiza en un documento o biblioteca, habrá notificaciones por correo electrónico de manera automática informando lo ocurrido.

Esta función debe ser empleada de manera correcta, por lo que hay que verificar las notificaciones más importantes para no tener que enviar los correos electrónicos recibidos a la papelera por tener demasiados.

SharePoint es una herramienta de gestión documental con muchas características, las cuales son ideales para cualquier empresa o negocio. Por lo tanto, es crucial tener conocimiento sobre las funciones que ofrece y dedicar tiempo para probar cada una de ellas y sacarle el máximo provecho.